Sådan får du succes med remote work

Overvejer eller har du allerede taget springet ud i Remote Work? Her er nogle af de ting, vi har erfaret, at du skal være opmærksom på.

Posted by Niels Holst on March 19th, 2020

Artiklen er opdelt i følgende afsnit (tryk for at gå direkte til et afsnit):

Arbejdsgiveren
Status og opfølgning
Ugentlige teammøder
Overspringshandlinger og forskudt arbejdstid

Medarbejderen
Kommunikation
Strukturering af opgaver

Gode programmer til remote work
Online projektstyring
Kommunikation
Andre programmer

Remote work er især populært for mange startups, og der er også nogle helt åbenlyse fordele såsom ingen udgift til kontor/husleje og mulighed for at ansætte udenfor byen og landets grænser, som mange startups kan drage nytte af. For at få succes med remote work er der dog nogle ting både arbejdsgiver og medarbejder skal være klar over og øve sig på.

Arbejdsgiveren

Som arbejdsgiver er der mange ting, man skal tage højde for, når man indfører remote work - laver medarbejderne det de skal, er kommunikationen god nok, mister vi vores sociale fællesskab, osv. Her er nøgleordene tillid, fleksibilitet, gennemsigtighed og ærlighed.

Indfør status og opfølgning

… uden det skal føles som overvågning. Der er mange måder at gøre det på, og det er op til jer at finde ud af, hvilken løsning der passer bedst for jeres virksomhed. Hos Heyfunding har vi indført, hvad vi kalder, en daglig scrum besked - her lister hver medarbejder kort op, hvad han/hun planlægger at lave i løbet af dagen og om man har brug for en kollega til en bestemt opgave. Vi fortæller også om, hvis dagen inden ikke gik som planlagt, eller om man nåede mere eller mindre end planlagt.

Vi bruger Slack (gratis) til vores interne skriftlige kommunikation - andre vælger at tage det daglige statusmøde mundtligt, og her er Google Meet (gratis) et fremragende værktøj.

Indfør ugentlige teammøder

Dine medarbejdere er ikke sociale med hinanden på samme måde, som hvis de sad på samme kontor - derfor kan det være en super god idé at holde et ugentligt teammøde, hvor alle fra et team (eller virksomheden) samles. Giv plads til hyggesnak, jokes og grin, men udnyt også mødet til at fortælle dine medarbejdere om op- og nedture i virksomheden i den seneste uge. Giv ros eller opfordre til en åben diskussion om, hvordan I kan forbedre nogle ting.

Hos Heyfunding starter vi ugen ud med et teammøde, hvor hver medarbejder får lov til at fortælle om opgaver, op- og nedture for hver deres afdeling (vi er kun 5, så det kan nemt lade sig gøre, at alle får “taletid” hos os). Vi bruger også mødet på at gennemgå vores KPI’er og snakke om, hvad vi har gjort rigtigt eller forkert. Det giver både noget socialt, men det giver også en indsigt i alle afkroge af virksomheden, som gør at hver medarbejder føler sig inkluderet og ikke mindst motiveret.

Vi bruger en betalt løsning af Whereby til alle vores online møder, men igen er Google Meet (gratis) et fremragende alternativ. Det der er vigtigt for os er 1) mulighed for at få video på hver medarbejder (og ikke bare lyd) og 2) mulighed for at en medarbejder kan dele sin skærm med resten af holdet (så bliver det nemlig meget nemmere at forklare ting). Det kan du med begge løsninger.

Vær okay med overspringshandlinger og forskudt arbejdstid

Overspringshandlinger er de nemmeste handlinger, og dem skal du forvente, der kommer mange flere af, når en medarbejder arbejder hjemmefra. Og det er faktisk helt okay! Sørg for at gøre det klart for hver medarbejder, at du forventer, de deltager i de planlagte møder (til tiden) - det er nemlig super irriterende for de andre mødedeltagere, hvis man skal sidde og vente på en kollega.

Udover de faste “mødetider”, kan det være en god idé for dig som leder, hvis det er muligt, at give dine medarbejdere frihed til selv at vælge, hvornår de vil arbejde. Dine medarbejdere ved godt, at du forventer resultater fra dem - og dem skal de nok vise dig! Ved at give plads til, at en medarbejder kan bruge en hel i stedet for en halv time på frokost, gå en tur midt på dagen, hjælpe børnene med nogle lektier etc. får du en langt mere motiveret (og potentielt også mindre stresset) medarbejder, der ikke har det mindste problem med at give den en skalle om aftenen, når børnene er lagt i seng, eller søndag eftermiddag, hvor der lige er et par frie timer i kalenderen.

Hos Heyfunding arbejder vi fra 3 forskellige lande (og i 3 forskellige verdensdele), så for os kan det ikke være anderledes end, at arbejdstiden er forskudt imellem hver medarbejder. Brænder lokummet på, er det selvfølgelig en udfordring, at 2 af vores 5 medarbejdere er 12 timer forskudt af hinanden, men det er dog ikke en udfordring, vi ikke har været i stand til at løse - lige netop fordi vores medarbejdere er så fleksible. Og så føles det altså bare ekstra effektivt, at man kan slutte den ene dag af med at sende en opgave videre, som allerede er løst, når man møder på arbejdet dagen efter.

Medarbejderen

Kommuniker!

Det er altid bedre at sende en besked for meget end en for lidt. Husk på at den daglige snak ved kaffemaskinen eller ping-pong henover computerskærmen pludselig forsvinder, og du skal derfor til at være social med dine kollegaer på en helt anden måde. Det er især vigtigt i forhold til det professionelle med koordinering af opgaver, sparring og teamwork, men også i forhold til den personlige relation til dine kollegaer.

Hos Heyfunding bruger vi Slack (gratis) og Whereby som vores primære kommunikationskanaler. I Slack bruger vi især forskellige “Channels”, som hver bliver brugt til kommunikation inden for hver deres emne. Vores mest populære channels er:

  • Bugs (man er vel startup): Her fortæller vi, hvis vi har opdaget en fejl på siden eller noget, der ikke virker. Vi har stor succes med at tagge den person, der kan løse problemet, så beskeden kommer frem med det samme.
  • KPI’er: Her uploader vi ugentligt en lille rapport over vores vigtigste KPI’er - her kan både medarbejdere og vores bestyrelse følge med i vores KPI’er og nemt sammenligne med de forrige uger.
  • General information: Navnet siger vist lidt sig selv. Her kommer alle de generelle og ofte også praktiske informationer, som fx: “Heyfunding er blevet nævnt i denne artikel” eller “Heyfunding har fødselsdag i dag”, etc…
  • Private general: Denne lille lukkede gruppe er for vores 5 medarbejdere, hvor der er plads til løst og fast - en plat joke, sjove videoer, memes og meget andet.
  • Scrum beskeder: En daglig besked fra hver medarbejder, hvor man kort fortælle hvad man planlægger at lave i løbet af dagen.

Fordelen ved Channels i Slack er, at man kan slå notifikationer fra, hvis man ikke vil forstyrres i en periode. Og så kan man lave Channels, som kun nogle udvalgte medarbejdere har adgang til - for eksempel udviklingsteamet eller marketingteamet.

Slack kan tilgås online, installeres som en app på din computer og kan også hentes til mobilen.

Strukturer dine opgaver

Sørg for at danne dig et godt overblik over dine opgaver og deadlines. Det er både vigtigt, at du beskriver dine egne opgaver godt, men også de opgaver du sender videre til en kollega, skal være ekstra godt beskrevet. Det kan være en god idé at indføre nogle guidelines til, hvordan man skal beskrive en opgave, så den person der skal løse den, har alle nødvendige informationer med det samme. Du er måske vant til at forventningsafstemme opgaven med en kollega “face-to-face”, men det er bare ikke altid en mulighed med remote work - derfor skal du være god til at informere om, hvad du forventer af en opgave, men også omvendt, hvilke informationer du har brug for for at kunne løse en opgave.

Hos Heyfunding bruger vi Trello (gratis) til at styre alle vores opgaver. Vi har opdelt vores Trello Boards ud fra vores forskellige afdelinger - vi har for eksempel et board til udvikling, et til markedsføring og et til forretningsudvikling. Bruger man et program som Trello, er det uhyre vigtigt, at man holder det opdateret (ellers mister det lidt sin effekt). Vi gennemgår vores Trello Boards ugentligt for at sikre os, at vi ikke glemmer en opgave (eller forsvinder i rod - det kan hurtigt blive rodet, hvis man ikke laver en god struktur fra starten).

En god struktur på et personligt Trello Board kan være
Opret følgende lister, som du kan flytte dine opgaver imellem:

  • Ideas: Alle de idéer til opgaver, gode som dårlige, du får.
  • To do: De opgaver fra Ideas, som du har vurderet skal laves inden for den nærmeste fremtid.
  • Doing: De opgaver, du pt. er igang med.
  • Done: Alle de opgaver, du er færdig med at løse (denne liste bliver hurtigt lang, så du kan overveje, om den skal tømmes en gang imellem. Vælger du at tømme den, er det en god idé at arkivere - ikke slette - alle de opgaver, der måtte ligge - på den måde, kan du nemlig finde tilbage til en gammel opgave, hvis du skulle få brug for det).
  • Ongoing: Vi har alle en eller anden form for gentagne rutineopgaver, og det kan være en god idé at notere dem i Trello. På den måde kan du nemt kommentere på opgaven, hvis der sker ændringer, eller videregive opgaven til en kollega imens du er på ferie.
  • Pause: Alle de opgaver du er begyndt på, men som af en eller anden grund er sat på pause. Du kan sætte en “due date” på alle de opgaver, så du bliver mindet om, at du skal følge op på dem senere.

Gode alternativer til Trello er ClickUp (gratis) og Basecamp.

Gode programmer til remote work

Online projektstyring
Trello (gratis)
ClickUp (gratis)
Basecamp

Kommunikation
Slack (gratis)
Whereby (gratis)
Google Meet (gratis)
Skype (gratis)
Zoom (gratis)

Andet
Google Drive (gratis)
TeamViewer
Microsoft Teams (gratis)